tiqline ist ein Werkzeug für Prozess-SLA-Monitoring: Es baut aus Events von Shopify und deinen eigenen Systemen einen Fall pro Vorgang, gibt jedem Schritt eine Zeitgrenze und meldet sich per Slack oder E-Mail, wenn ein Schritt sie überschreitet.
Shopify-Bestellungen überwachen: Finde die Bestellungen, die zwischen Zahlung und Versand hängen bleiben
Die meisten Shopify-Bestellungen laufen von allein durch. Teuer sind die wenigen, die stehen bleiben: bezahlt, aber nie beim Lager angekommen, nur zum Teil verschickt oder bei einem 3PL, der nie bestätigt hat. tiqline verfolgt jede Bestellung als eigenen Fall, gibt jedem Schritt eine Zeitgrenze und meldet sich in Slack, per E-Mail oder über einen Webhook, sobald eine Bestellung zu lange auf einem Schritt wartet.
Wo Shopify-Bestellungen hängen bleiben
Shopify beschreibt den Weg der meisten Bestellungen in zwei Stufen: Die Zahlung wird erfasst, dann wird die Bestellung ausgeführt. Dazwischen liegen die Schritte, die bei dir liegen: Die Bestellung erreicht dein Lager oder deinen 3PL, jemand kommissioniert und packt sie, ein Label wird erstellt und das Paket verlässt das Haus. Jeder dieser Schritte kann still stehen bleiben. Die Übertragung an den Fulfillment-Partner schlägt fehl, ein Artikel ist nicht auf Lager, eine Bestellung landet in einer Warteschlange, für die niemand zuständig ist, oder nur ein Teil wird verschickt. Die Bestellung selbst beschwert sich nicht. Das erste Signal ist oft eine Kundin, die nach ihrem Paket fragt, Tage nachdem das Versprechen auf deiner Produktseite abgelaufen ist.
So überwachen Shops Bestellungen heute: Shopify-Admin, Exporte und Flow
Die Bestellübersicht im Shopify-Admin lässt sich nach Fulfillment-Status, Zahlungsstatus und Datum filtern, sodass jemand die unerfüllten Bestellungen findet, sobald er nachsieht. Für eine regelmäßige Kontrolle exportieren viele Teams die Bestellungen als CSV-Datei und sortieren sie in Excel oder Google Sheets. Shopify lädt einen Export mit bis zu 50 Bestellungen direkt herunter und schickt größere per E-Mail, mit Spalten wie Created at, Paid at, Fulfilled at und Fulfillment Status. Shopify Flow, die kostenlose Automatisierungs-App in den Tarifen Basic, Grow, Advanced und Plus, geht einen Schritt weiter. Zu den Vorlagen gehören eine tägliche E-Mail mit allen unerfüllten Bestellungen, die älter als zwei Tage sind, und ein Workflow, der wartet und eine Nachricht schickt, wenn eine Bestellung nicht innerhalb von zwei Tagen versendet ist, mit Google Sheets und Slack. Die Wait-Aktion hält einen Lauf höchstens 90 Tage an, und wenn du einen Workflow änderst, während Läufe warten, nutzen die fortgesetzten Läufe die neue Version.
Zapier, n8n und AfterShip
Zapier hat Shopify-Trigger wie New Paid Order und New Fulfilled Order und einen Delay-Schritt, der einen Zap bis zu 30 Tage anhält. Änderst du den Zap, während ein Lauf verzögert ist, läuft dieser Lauf nicht weiter. In n8n kombinierst du den Shopify-Trigger-Node mit einem Wait-Node oder einem Schedule Trigger und hältst den Stand jeder Bestellung selbst fest, zum Beispiel in einer Datenbanktabelle. Beides funktioniert für eine Regel. Jeder neue Schritt, jede neue Frist und jede Ausnahme bedeutet einen weiteren Zweig, den du baust und pflegst. AfterShip setzt später an: Es verfolgt eine Sendung, sobald es eine Sendungsnummer gibt, bei mehr als 2.000 Versanddienstleistern, und schickt Webhooks bei neuen Tracking-Ständen. Die Schritte vor dem Label sieht es nicht.
So überwacht tiqline eine Shopify-Bestellung, Schritt für Schritt
1. Shop verbinden
tiqline empfängt Shopify-Webhooks und prüft jeden anhand seiner HMAC-Signatur. Acht Topics werden zu Events: orders/create wird zu Order Created, orders/paid zu Order Paid, orders/fulfilled zu Order Fulfilled, orders/partially_fulfilled zu Order Partially Fulfilled, orders/cancelled zu Order Cancelled, fulfillments/create zu Fulfillment Created, fulfillments/update zu Fulfillment Updated und refunds/create zu Order Refunded. tiqline behält Bestelldaten wie Bestellnummer, Zahlungs- und Fulfillment-Status, Summe, Währung, Verkaufskanal und den Ländercode der Lieferadresse. Kundendaten, E-Mail-Adressen, Namen, Adressen, Telefonnummern und Notizen kopiert es nie.
2. Prozess einmal beschreiben
Ein Prozess legt fest, welches Event einen Fall öffnet und welche Schritte folgen sollen. Bei einer Bestellung ist das meist Order Paid, dann Fulfillment Created, dann Order Fulfilled. Jede Bestellung wird zu einem Fall. Du bearbeitest den Prozess als Entwurf, siehst dir in der Vorschau an, was er aus deinen echten Bestellungen macht, und veröffentlichst ihn. tiqline baut die Fälle aus den bereits gespeicherten Events und aus jedem neuen, die erste Ansicht ist also nicht leer.
3. Jedem Schritt eine Zeitgrenze geben
Der erste Schritt öffnet den Fall und hat keine Zeitgrenze. Jeder spätere Schritt kann eine haben, in Sekunden, Minuten, Stunden oder Tagen, etwa 2h oder 3d. Die Frist ist der Zeitpunkt, zu dem die Bestellung den vorigen Schritt erreicht hat, plus die Zeitgrenze. Änderst du eine Zeitgrenze, gilt sie sofort, auch für Bestellungen, die schon auf dem Schritt warten. Eine hängende Bestellung, deren neue Frist in der Zukunft liegt, läuft wieder.
4. Nach Kanal oder Land verzweigen, stornierte Bestellungen beenden
Eine Verzweigung liest eine Eigenschaft eines Events und schickt den Fall auf einen von mehreren Pfaden, jeder mit eigenen Schritten und Zeitgrenzen. Bei Shopify kannst du nach Verkaufskanal oder Lieferland verzweigen, zum Beispiel 24 Stunden für Inlandsbestellungen und 48 Stunden für alle anderen. Eine Ende-Regel auf Order Cancelled schließt einen Fall vorzeitig, und ein beendeter Fall löst nie einen Alarm aus.
5. Ein Alarm pro Problem, nicht pro Bestellung
Wenn Bestellungen eine Frist überschreiten, öffnet tiqline für diesen Schritt einen Vorfall und schickt eine Nachricht an Slack, per E-Mail an bis zu 20 Personen oder an einen signierten Webhook. Die Nachricht nennt den Prozess, den Schritt und seine Zeitgrenze, sagt, wie viele Fälle warten, und verlinkt sie. Auch ein übersprungener Pflichtschritt löst einen Alarm aus, 15 Minuten nachdem das spätere Event angekommen ist. Hängt keine Bestellung mehr, wird der Vorfall geschlossen.
6. Schritte von außerhalb von Shopify ergänzen
Packen, die Bestätigung eines 3PL oder die Übergabe an den Versanddienstleister kommen selten als Shopify-Webhook an. Dein Lagersystem, deine 3PL-Anbindung oder ein kleines Skript schickt diese Events an die track-API, im Format von Segment und RudderStack, mit der Bestell-ID. Sie landen im selben Fall wie die Shopify-Events.
Beispiel: eine bezahlte Bestellung, die nie im Lager ankam
Shop, Bestellnummer und Uhrzeiten sind erfunden und zeigen nur den Ablauf. Der Prozess: Order Paid öffnet den Fall, Fulfillment Created hat 24 Stunden, Order Fulfilled 48 Stunden.
Montag 09:12: Bestellung 4812 ist bezahlt
Shopify schickt orders/paid. tiqline öffnet einen Fall für Bestellung 4812 und setzt die Frist für Fulfillment Created auf Dienstag 09:12.
Dienstag 09:12: Die Frist läuft ab
Hängt
Es wurde kein Fulfillment angelegt. Der Fall hängt. Sechs weitere Bestellungen vom Montagmorgen warten auf demselben Schritt, also öffnet tiqline einen Vorfall und schickt eine Slack-Nachricht: Fulfillment Created, Zeitgrenze 24h, 7 Fälle warten, mit Links zu jedem.
Dienstag 09:30: Das Team sieht sich die Fälle an
Jeder Fall zeigt Order Paid und nichts danach. Alle sieben enthalten dasselbe neue Produkt. Das Team prüft das Portal des 3PL und stellt fest, dass das Produkt dort nie angelegt wurde, die Bestellungen wurden also nie angenommen.
Dienstag 14:40: Die Bestellungen laufen wieder
Das Produkt wird beim 3PL angelegt und die Bestellungen werden freigegeben. Shopify schickt für jede fulfillments/create, die Fälle gehen weiter zu Order Fulfilled mit 48 Stunden, und der Vorfall wird geschlossen, sobald kein Fall mehr hängt.
Was tiqline nicht macht
tiqline liest die acht Shopify-Topics oben und sonst keine. returns/*- und fulfillment_orders/*-Webhooks empfängt es nicht, deshalb muss die Annahme oder Ablehnung einer Fulfillment-Anfrage durch einen 3PL über die track-API kommen. Die Shopify-Daten, die tiqline behält, enthalten keinen Fulfillment-Standort, für eine Aufteilung nach Lager brauchst du also ein Event aus deinem eigenen System, das das Lager nennt. Zeitgrenzen laufen nach der Uhr: 24 Stunden schließen Nächte und Wochenenden ein, Kalender mit Geschäftszeiten gibt es nicht. Jede Organisation hat einen Slack-Kanal, eine E-Mail-Liste und einen Webhook für Alarme. tiqline ändert keine Bestellungen, schreibt keine Kunden an und erklärt nicht, warum eine Bestellung stehen geblieben ist. Fristen, die mehr als sieben Tage vor dem Eintreffen der Events abgelaufen sind, werden markiert, lösen aber keinen Alarm aus. Im Free-Tarif mit 5.000 Events im Monat pausieren die Alarme, wenn das Kontingent aufgebraucht ist, die Events werden weiter gespeichert.
Wann Shopify Flow reicht und wann nicht
Brauchst du eine einzelne Regel, etwa eine tägliche Liste unerfüllter Bestellungen, die älter als zwei Tage sind, erledigt die Flow-Vorlage das direkt in Shopify. tiqline ist für den Fall gebaut, dass eine Bestellung mehrere Schritte durchläuft, manche davon außerhalb von Shopify, jeder mit eigener Zeitgrenze, und du für jeden Prozess sehen willst, wie viele Fälle jede Zeitgrenze eingehalten haben, wie viele gerade hängen und wie lange ein Fall üblicherweise dauert.
tiqline überwacht Prozess-SLAs und ist keines der klassischen Product-Analytics-Werkzeuge.
Fragen zur Überwachung von Shopify-Bestellungen
Welche Shopify-Webhooks nutzt tiqline?
orders/create, orders/paid, orders/fulfilled, orders/partially_fulfilled, orders/cancelled, fulfillments/create, fulfillments/update und refunds/create. Jedes wird zu einem Event wie Order Paid oder Fulfillment Created. Andere Topics werden nicht gelesen.
Speichert tiqline Kundendaten aus Shopify?
Nein. tiqline behält Bestell- und Fulfillment-Daten wie Bestellnummer, Status, Summe, Währung, Verkaufskanal, Versanddienstleister und den Ländercode der Lieferadresse. Namen, E-Mail-Adressen, Postadressen, Telefonnummern und Notizen werden nie kopiert. Die Daten liegen in der EU, in Frankfurt.
Was ist der Unterschied zu einem Shopify-Flow-Workflow?
Ein Flow-Workflow bearbeitet einen Lauf pro Auslöser, und seine Wait-Aktion hält diesen Lauf bis zu 90 Tage an. tiqline führt jede Bestellung als Fall über alle Schritte, nimmt auch Schritte aus anderen Systemen auf, wendet eine geänderte Zeitgrenze auf wartende Bestellungen an und zeigt pro Prozess, wie viele Fälle hängen.
Kann ich für verschiedene Bestellungen verschiedene Zeitgrenzen setzen?
Ja. Eine Verzweigung liest eine Eigenschaft wie Verkaufskanal oder Lieferland und schickt jede Bestellung auf ihren eigenen Pfad mit eigenen Zeitgrenzen. Für eine Aufteilung nach Lager muss das Lager in einem Event aus deinem System ankommen.
Was passiert, wenn eine Bestellung storniert wird?
Mit einer Ende-Regel auf Order Cancelled endet der Fall vorzeitig und löst nie einen Alarm aus, auch wenn ein späterer Schritt überfällig war.
Wohin gehen die Alarme?
An einen Slack-Incoming-Webhook, per E-Mail an bis zu 20 Empfänger oder an einen Webhook, signiert nach Standard Webhooks, den jeder https-Empfänger prüfen kann. Jeder Kanal lässt sich ausschalten.
Was kostet der Einstieg?
Der Free-Tarif umfasst 5.000 Events im Monat. Jeder Shopify-Webhook, den tiqline liest, zählt als ein Event, und ein wiederholtes Event wird einmal gespeichert und gezählt.
Kostenlos starten
Der Free-Tarif umfasst 5.000 Events im Monat.