tiqline ist ein Werkzeug für Prozess-SLA-Monitoring: Es baut aus Events von Shopify und deinen eigenen Systemen einen Fall pro Vorgang, gibt jedem Schritt eine Zeitgrenze und meldet sich per Slack oder E-Mail, wenn ein Schritt sie überschreitet.
Fristen-Tool oder Excel: so behältst du Bestellfristen im Griff
Eine Tabelle ist ein guter Anfang, solange wenige Leute eine Handvoll Fristen von Hand pflegen. Sobald Bestellungen schneller kommen, als jemand tippen kann, brauchst du ein Werkzeug, das die Events selbst liest und dir sagt, welche Bestellung hängt. Dieser Vergleich zeigt beide Wege, wann welcher passt und wie sie zusammenarbeiten.
Was eine Fristen-Tabelle leistet
Die meisten Teams starten in Excel oder Google Sheets. Eine Zeile pro Bestellung, eine Spalte pro Schritt, in jeder Zelle ein Datum und eine Formel, die die Zeile rot färbt, wenn das Datum zu alt ist. Die bedingte Formatierung in Excel hebt Zellen nach Regeln hervor, auch nach Datumsregeln. Eine überfällige Zeile fällt also auf, sobald jemand die Datei öffnet.
Google Sheets kann dich per E-Mail oder im Browser benachrichtigen, wenn jemand kommentiert oder die Tabelle bearbeitet. Diese Benachrichtigungen folgen Änderungen an der Datei. Sie kommen nicht, weil ein Datum in einer Zelle verstrichen ist, während niemand die Tabelle angefasst hat.
Die Stärke der Tabelle: Alle kennen sie, sie kostet nichts extra, und eine Spalte ist in einer Minute geändert. Die Schwäche: Sie weiß nur, was jemand eingetragen hat, und die rote Zeile sieht nur, wer hinschaut.
Was ein Fristen-Tool leistet
tiqline ist SLA-Monitoring für Prozesse. Dein Shop und deine anderen Systeme schicken Events, als Shopify-Webhooks oder über die track-API. tiqline verknüpft die Events einer Bestellung zu einem Fall und führt den Fall durch die Schritte, die du beschreibst, zum Beispiel bezahlt, gepickt, versendet.
Jeder Schritt nach dem ersten kann eine Zeitgrenze haben. Die Frist ist der Zeitpunkt, zu dem der Fall den Schritt erreicht hat, plus diese Zeitgrenze. Verstreicht die Frist und das nächste Event ist nicht da, markiert tiqline den Fall als hängend, fasst alle hängenden Fälle dieses Schritts zu einem Vorfall zusammen und schickt eine Slack-Nachricht oder eine E-Mail mit Link zum Prozess und zu den Fällen. Dafür muss niemand eine Datei öffnen.
Die wichtigsten Unterschiede
- Dateneingabe: In der Tabelle tippt oder kopiert jemand den Status. In tiqline kommen die Events aus Shopify oder deinen Systemen.
- Auslöser für einen Alarm: Die Tabelle reagiert auf Änderungen. tiqline reagiert darauf, dass Zeit vergeht, ohne dass das erwartete Event kommt.
- Umfang: Die Tabelle enthält die Zeilen, die jemand angelegt hat. tiqline legt für jede Bestellung einen Fall an, die ein Start-Event schickt.
- Verlauf: Die Tabelle zeigt den aktuellen Wert einer Zelle. tiqline hält eine Timeline mit jedem Event des Falls.
- Regeln: Eine Formel kann jeder mit Zugriff ändern. In tiqline änderst du eine Zeitgrenze im Dashboard, und die Änderung steht mit der Person im Audit-Log.
Nebeneinander
| Thema | tiqline | Tabelle |
|---|---|---|
| Woher der Status kommt | Shopify-Webhooks und die track-API | Getippt, kopiert oder importiert |
| Frist pro Schritt | Eine Zeitgrenze pro Schritt, gilt für jeden Fall | Eine Formel pro Spalte |
| Alarm | Slack oder E-Mail, wenn eine Frist verstreicht, ein Alarm pro hängendem Schritt | Hervorhebung bei geöffneter Datei, Änderungsbenachrichtigungen in Google Sheets |
| Viele Bestellungen am Tag | Jede Bestellung wird automatisch ein Fall | Jede Zeile braucht jemanden, der sie aktuell hält |
| Verzweigungen | Eine Verzweigung schickt jeden Fall genau einen Pfad entlang | Eigene Spalten oder Tabellenblätter pro Pfad |
| Nachvollziehbarkeit | Geänderte Zeitgrenzen stehen mit der Person im Audit-Log | Versionsverlauf der Datei |
| Kosten | Free-Tarif mit 5.000 Events im Monat | In deinem Office-Paket enthalten |
Wann die Tabelle reicht
Bleib bei der Tabelle, wenn du ein paar Dutzend Bestellungen pro Woche hast, eine Person sich um das Nachfassen kümmert und diese Person die Datei sowieso jeden Morgen öffnet. Die Tabelle ist auch dann das bessere Werkzeug, wenn du noch herausfindest, welche Schritte und Fristen überhaupt zählen. Eine Spalte ist schneller geändert als jedes Prozessmodell.
Wann sich ein Tool lohnt
Wechsle, wenn die Tabelle der Wirklichkeit hinterherläuft. Typische Zeichen: Zeilen werden einmal am Tag aktualisiert statt dann, wenn etwas passiert. Niemand merkt eine hängende Bestellung, bis die Kundin schreibt. Mehrere Leute bearbeiten dieselbe Datei, und die Formeln gehen kaputt. Dann ist die Arbeit nicht mehr das Nachfassen, sondern das Pflegen der Tabelle.
tiqline nimmt dir das Tippen ab. Der Status kommt aus den Events, die Frist wird für jeden Fall geprüft, und der Alarm erreicht Slack oder E-Mail auch an einem Tag, an dem niemand ins Dashboard schaut.
Beides kombinieren
Du musst die Tabelle nicht wegwerfen. Viele Teams behalten sie für alles, was kein Event ist, etwa Notizen zu einem Lieferanten, Sonderabsprachen oder einen Wochenrückblick. tiqline übernimmt den Teil, der reines Uhrwerk ist: welche Bestellung gerade welche Frist gerissen hat.
Eine praktische Aufteilung: tiqline alarmiert bei hängenden Bestellungen, und die Tabelle ist die Nachfass-Liste, die dein Team abarbeitet. Shopifys eigene Automatisierungs-App zeigt dieselbe Idee: In ihrer Vorlagenbibliothek gibt es einen Workflow, der eine Bestellung in Google Sheets festhält und eine Slack-Nachricht schickt, wenn sie nach zwei Tagen nicht versendet ist. Statt per Slack kann der Hinweis bei tiqline auch per E-Mail kommen.
Quellen
Beispiel: Shopify-Shop mit externem Lager
Alle Zahlen in diesem Beispiel sind erfunden. Ein Shop verkauft rund 120 Bestellungen am Tag. Ein externes Lager pickt und versendet sie. Bisher kopiert jemand jeden Morgen die Bestellliste in eine Tabelle und färbt Zeilen rot, wenn der Versanddienstleister ein Paket nach 24 Stunden noch nicht gescannt hat.
Mit tiqline verbindet der Shop Shopify und schickt aus dem Lager ein Event mit der Bestellnummer, sobald eine Bestellung gepickt ist. Der Prozess hat drei Schritte: bezahlt, gepickt innerhalb von 8 Stunden, erfüllt innerhalb von 24 Stunden nach dem Picken. An einem vollen Montag reißen 9 Bestellungen die Pick-Zeitgrenze. Statt 9 roter Zeilen, die jemand am nächsten Tag um 10 Uhr findet, nennt eine Slack-Nachricht den Schritt und sagt, dass 9 Fälle warten, und die E-Mail listet diese Fälle auf.
Bei rund vier Events pro Bestellung schickt der Shop etwa 14.400 Events im Monat. Das liegt über den 5.000 Events des Free-Tarifs und innerhalb der 50.000 Events des Standard-Tarifs für 49 € netto im Monat.
So richtest du es in tiqline ein
- Verbinde deinen Shopify-Shop und schicke Lager-Schritte über die track-API mit der Bestellnummer.
- Wähle das ID-Feld, das Events einem Fall zuordnet, zum Beispiel die Bestellnummer.
- Beschreibe die Schritte im Prozess-Editor und setze für jeden Schritt nach dem ersten eine Zeitgrenze. Wo sich Fälle aufteilen, etwa in versendet oder storniert, fügst du eine Verzweigung ein.
- Prüfe den Entwurf in der Vorschau an deinen echten Fällen, bevor du ihn veröffentlichst. So siehst du, welche Fälle heute hängen würden.
- Wähle die Alarmkanäle: einen Slack-Kanal über einen Incoming Webhook, bis zu 20 E-Mail-Adressen oder beides.
- Veröffentliche den Prozess. Änderst du später eine Zeitgrenze, gilt sie sofort, auch für laufende Fälle, und die Änderung landet im Audit-Log.
Grenzen von tiqline
tiqline ersetzt keine Tabelle als freien Arbeitsbereich. Es gibt keine Zellen für Notizen und keine Formeln. tiqline errät deinen Prozess auch nicht: Einen Shop zu verbinden startet kein Monitoring von selbst, und es gibt keine fertigen Vorlagen. Die Schritte und Zeitgrenzen beschreibst du selbst. Passiert ein Schritt in einem System, das kein Event schicken kann, sieht tiqline ihn nicht. Für ein Lager ohne fertigen Connector schickst du den Schritt über die track-API mit der Bestellnummer.
Fragen
Kann Excel oder Google Sheets alarmieren, wenn eine Frist verstreicht?
Excel kann überfällige Daten per bedingter Formatierung hervorheben, das sieht aber nur, wer die Datei öffnet. Google Sheets benachrichtigt bei Kommentaren und Änderungen. Eine Benachrichtigung, weil ein Datum verstrichen ist, während niemand die Tabelle bearbeitet hat, braucht ein zusätzliches Skript oder eine Automatisierung.
Wie viel Arbeit ist der Umstieg von der Tabelle auf tiqline?
Du verbindest Shopify oder schickst Events über die track-API, beschreibst die Schritte und setzt für jeden Schritt nach dem ersten eine Zeitgrenze. Eine Vorlage gibt es nicht, du überträgst also den Prozess, den du schon in deiner Tabelle führst.
Brauche ich meine Tabelle danach noch?
Nur für das, was kein Event ist, etwa Notizen oder Absprachen. Die Frage, welche Bestellung gerade überfällig ist, beantwortet tiqline.
Was passiert mit Bestellungen, die beim Verbinden schon zu spät waren?
Eine Frist, die älter als sieben Tage ist, wird als hängend markiert, löst aber keinen Alarm aus. Alte Bestellungen fluten also weder Slack noch dein E-Mail-Postfach.
Was kostet tiqline im Vergleich zur Tabelle?
Der Free-Tarif umfasst 5.000 Events im Monat. Standard kostet 49 € netto im Monat für 50.000 Events. Ist das Kontingent voll, pausieren die Alarme, und die Events werden weiter gespeichert.
Wer bekommt die Alarme?
Du wählst einen Slack-Kanal über einen Incoming Webhook, bis zu 20 E-Mail-Adressen oder beides. Jeder Kanal lässt sich abschalten, der Fall wird im Dashboard trotzdem als hängend markiert.
Kostenlos starten
Der Free-Tarif umfasst 5.000 Events im Monat.